Les ordres de mission : demandés, validés, soldés
Un déplacement se décide par e-mail, l’avance se verse à part et se perd de vue quand arrivent les notes de frais. L’application relie la demande, la validation, l’avance et le remboursement.
En trois étapes.
Le collaborateur demande
Destination, dates, motif, et une ligne par transport : un billet, ou une distance en véhicule personnel chiffrée par la politique kilométrique de l’organisation. Nuits et repas se préremplissent, chaque frais dit s’il est avancé par le collaborateur ou réglé par l’entreprise, et une avance peut être demandée.
Le responsable valide
Il valide, refuse ou demande une modification. Au-delà d’un seuil fixé par l’organisation, la finance valide à son tour. L’ordre de mission validé reçoit son numéro et son document PDF, sur papier à en-tête si l’organisation en a un.
Les frais se rattachent à la mission
Les notes de frais du déplacement se rattachent à la mission : l’avance versée se déduit du remboursement, la finance voit le net à verser, et un trop-perçu apparaît comme tel. La mission se clôture quand tout est réglé.
Ce qu’elle ne fait pas.
Une application qui promet tout ne tient rien. Voici où celle-ci s’arrête, et ce qui prend le relais.
- Elle ne réserve ni billet ni hôtel, et ne calcule pas les distances : la distance se déclare.
- Elle ne fait aucun virement : la finance constate le versement de l’avance et sa restitution.
- Les montants sont en euros ; les indemnités de grand déplacement ne sont pas calculées.
Sur ordres de mission.
Souvent ouvertes avec celle-ci.
Notes de frais
Déposer un justificatif, calculer le kilométrique au barème, suivre le remboursement.
Planning des absences
Voir qui est absent et quand, pour arbitrer un chevauchement à temps.
Acomptes sur salaire
Demander un acompte sur salaire, le faire valider et en garder la trace, sans échange de mails.
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Quinze jours pour tout essayer, sans installation et sans mobiliser votre informatique.