Factures fournisseurs : déposées, validées, payées
Les factures d’achat arrivent par e-mail, par courrier, par un portail, et circulent ensuite de boîte en boîte avant d’être payées. Ici, chacune est déposée une fois, lue, validée par la personne responsable de la dépense, puis suivie jusqu’au paiement.
En trois étapes.
Vous déposez le PDF
S’il porte un Factur-X, ses champs se remplissent seuls, dans votre navigateur. Sinon, une lecture par l’IA les propose. Vous vérifiez, le fournisseur se retrouve par son SIREN, et une facture qui porte un numéro déjà connu est refusée.
Le responsable valide
La facture part à la personne responsable de la dépense, qui l’approuve ou la refuse avec un motif. Personne n’approuve une facture qu’il a lui-même envoyée en validation.
La finance paie et exporte
Les factures approuvées attendent leur paiement, les retards se voient. Si l’IBAN d’une facture n’est pas celui connu du fournisseur, elle ne se paie pas avant qu’une autre personne de la finance l’ait confirmé. L’export comptable reprend chaque facture.
Ce qu’elle ne fait pas.
Une application qui promet tout ne tient rien. Voici où celle-ci s’arrête, et ce qui prend le relais.
- Elle ne paie rien : le virement se fait dans votre banque, l’application le note.
- Elle ne reçoit pas les factures d’elle-même et n’est pas une plateforme agréée de la facture électronique.
- Elle ne gère ni les avoirs ni les factures en devises, et ne tient pas la comptabilité.
Factures fournisseurs : vos questions.
Souvent ouvertes avec celle-ci.
Notes de frais
Déposer un justificatif, calculer le kilométrique au barème, suivre le remboursement.
Ordres de mission
Établir un ordre de mission, le faire valider et le rattacher aux frais engagés.
Préparation de la paie
Rassembler chaque mois les éléments variables de paie depuis vos applications, les relire, et envoyer le fichier à qui calcule la paie.
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Quinze jours pour tout essayer, sans installation et sans mobiliser votre informatique.