Le procès-verbal d’assemblée générale de copropriété : ce qu’il contient, qui le signe, à qui le notifier et dans quels délais

À quoi sert le procès-verbal, et pourquoi il se prépare avant l’assemblée

Le procès-verbal constate les décisions de chaque assemblée (article 17 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967). C’est lui qui prouve qu’une résolution a été adoptée à la bonne majorité, lui que le syndic notifie pour faire courir le délai de contestation, lui encore que l’acquéreur d’un lot reçoit pour les trois dernières années, au plus tard à la signature de la promesse, sauf si le vendeur ne peut les obtenir du syndic (article L721-2 du code de la construction et de l’habitation). Sauf décision contraire de l’assemblée, le syndic assure le secrétariat de la séance (article 15 du décret) : il rédige donc le procès-verbal, et le signe comme secrétaire.

Il se prépare dès la convocation. L’assemblée ne prend de décision valable que sur les questions inscrites à l’ordre du jour (article 13), et le procès-verbal présente le résultat du vote sous l’intitulé de chacune. Son squelette, c’est donc l’ordre du jour, avec la majorité applicable à chaque résolution. La convocation part au moins vingt et un jours avant la réunion, sauf urgence ou délai plus long prévu par le règlement, avec le formulaire de vote par correspondance (article 9) ; les formulaires reçus par le syndic au plus tard trois jours francs avant la réunion sont pris en compte (article 9 bis). Arrivé en séance avec ce squelette et les votes par correspondance déjà saisis, le cabinet n’a plus qu’à reporter ce qui se passe dans la salle.

Ce que le procès-verbal d’assemblée générale doit contenir

L’article 17 du décret, dans sa rédaction issue du décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020, fixe le contenu. Chaque mention sert à la même chose : permettre, plus tard, de reconstituer le vote.

Un procès-verbal qui ne donne qu’un résultat global, omet le nom des opposants ou présente comme unanime une décision qui ne l’était pas expose l’assemblée à l’annulation, rappelle la fiche de service-public.gouv.fr. L’article 17-1 du décret tempère : une irrégularité formelle relative aux conditions de vote ou au décompte des voix n’entraîne pas nécessairement la nullité, si le sens du vote peut être reconstitué et que le résultat n’en est pas affecté. C’est une marge de sécurité, pas une méthode. Voici ce que le texte exige.

• Sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour, le résultat du vote.
• Les noms et le nombre de voix des copropriétaires qui se sont opposés à la décision, de ceux qui se sont abstenus, et de ceux qui sont assimilés à des défaillants : le votant par correspondance qui a voté pour une résolution amendée en séance l’est pour cette résolution (article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965).
• Les réserves formulées par les opposants sur la régularité des décisions.
• Le cas échéant, la façon dont les mandats de vote ont été distribués (par le président du conseil syndical, un membre du conseil ou le président de séance), et les incidents techniques qui ont empêché un participant à distance de faire connaître son vote.
• La demande d’un copropriétaire, formulée en séance, de recevoir désormais les notifications par voie postale : le syndic la consigne au procès-verbal (article 64-4 du décret, issu du décret du 22 décembre 2025).
• En annexe, la feuille de présence, qui indique pour chacun s’il est présent, représenté, participant à distance ou votant par correspondance, et son nombre de voix (article 14).

Les majorités : ce que le procès-verbal doit permettre de vérifier

Chaque résolution se vote à la majorité que la loi du 10 juillet 1965 lui assigne, et le procès-verbal doit permettre de refaire le compte. Inutile d’y recopier la loi : il suffit que la majorité appliquée soit nommée et que les voix soient là. Deux pièges reviennent.

Le premier tient aux passerelles : quand un second vote a lieu, le procès-verbal retrace les deux, le premier qui échoue et le second qui décide ; sans le premier, rien ne justifie le second. Le second piège tient au mot « opposant », qui ne désigne pas toujours celui qui a voté contre. Pour une résolution rejetée, ce sont ceux qui ont voté pour qui se sont opposés à la décision, et la fiche de service-public.gouv.fr les compte parmi ceux qui peuvent la contester : ce sont eux qu’il faut nommer et notifier. Pour le reste, trois règles suffisent.

• Article 24 : la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance. C’est la règle par défaut.
• Article 25 : la majorité des voix de tous les copropriétaires, présents ou non. Si le projet n’y parvient pas mais recueille au moins le tiers de ces voix, la même assemblée procède immédiatement à un second vote, à la majorité de l’article 24 (article 25-1).
• Article 26 : la majorité des membres du syndicat représentant au moins les deux tiers des voix. Si elle n’est pas atteinte mais que le projet a recueilli l’approbation de la moitié des membres présents, représentés ou ayant voté par correspondance, représentant au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, un second vote immédiat se tient à la majorité des voix de tous les copropriétaires (article 26-1).

La signature et le registre

Le procès-verbal est signé par le président de séance, par le secrétaire et par le ou les scrutateurs, à la fin de la séance ou dans les huit jours qui suivent (article 17). Les huit jours servent les assemblées longues ; ils ne dispensent pas de noter en séance les résultats et les noms.

Les procès-verbaux sont inscrits, à la suite les uns des autres, sur un registre spécialement ouvert à cet effet. Ce registre peut être tenu sous forme électronique (article 1366 du code civil) ; le procès-verbal et la feuille de présence peuvent alors être signés électroniquement, par un procédé fiable d’identification qui garantit le lien de la signature avec l’acte (article 1367, second alinéa). Le droit français ne présume fiable que la signature qualifiée ; une signature avancée reste valable, mais si elle est contestée, c’est à celui qui s’en prévaut d’en démontrer la fiabilité.

Le syndic détient le registre avec les archives du syndicat, et délivre, en les certifiant, les copies et extraits des procès-verbaux et de leurs annexes (article 33 du décret).

La notification du procès-verbal : à qui, dans quel délai, sous quelle forme

Les copropriétaires opposants ou défaillants ont deux mois pour contester une décision, à peine de déchéance, à compter de la notification du procès-verbal, sans ses annexes ; le syndic doit faire cette notification dans le mois qui suit l’assemblée (article 42, alinéa 2, de la loi). La notification mentionne les résultats du vote et reproduit le texte de l’article 42, alinéa 2 (article 18 du décret). Ce n’est pas une formalité : une notification qui ne reproduit pas ce texte est irrégulière, et le délai ne court pas (Cour de cassation, 3e chambre civile, 28 janvier 2015, n° 13-23.552).

La forme a changé. La loi n° 2024-322 du 9 avril 2024 a fait de la voie électronique le mode normal des notifications (article 42-1 de la loi), et le décret n° 2025-1292 du 22 décembre 2025, applicable depuis le 25 décembre 2025, en fixe les modalités. La notification part par lettre recommandée électronique, ou par un procédé mis en œuvre par un prestataire de services de confiance qualifié, et le délai court du lendemain de la transmission de l’avis électronique qui informe le destinataire de l’envoi (article 64 du décret). Le copropriétaire qui a demandé la voie postale reçoit une lettre recommandée avec demande d’avis de réception, et son délai court du lendemain de la première présentation (article 64-1). Un courriel ordinaire n’entre dans aucun de ces procédés.

Adresser le procès-verbal à l’ensemble des copropriétaires reste l’usage, et la fiche de service-public.gouv.fr le présente ainsi ; seule la notification aux opposants et aux défaillants fait courir leur délai. Sans notification régulière, ce délai ne court pas : la fiche que service-public.gouv.fr consacre à la contestation indique qu’une décision dont le procès-verbal n’a jamais été envoyé reste contestable pendant cinq ans. Les procès-verbaux des trois dernières assemblées annuelles qui ont statué sur les comptes figurent en outre dans l’espace en ligne sécurisé de la copropriété (décret n° 2019-502 du 23 mai 2019).

Le calendrier qui suit l’assemblée générale

Ces délais partent de dates différentes, et c’est là qu’ils se perdent. Mieux vaut les poser le soir même de chaque assemblée que les retrouver à la relance d’un copropriétaire.

• Jour de l’assemblée : votes, rédaction, signature si possible, demandes de voie postale consignées.
• Huit jours au plus tard : signatures du président, du secrétaire et des scrutateurs, puis inscription au registre.
• Un mois au plus tard : notification aux opposants et aux défaillants, par lettre recommandée électronique ou procédé qualifié, ou par lettre recommandée postale pour ceux qui l’ont demandée ; envoi aux autres copropriétaires.
• Deux mois après chaque notification : fin du délai de contestation de son destinataire, compté depuis sa propre date. Sauf urgence, les travaux votés aux majorités des articles 25 et 26 ne s’exécutent qu’à l’expiration de ce délai (article 42, alinéa 3, de la loi).
• Trois mois au plus tard : information des occupants sur les décisions qui les concernent, par un affichage anonymisé d’un mois dans les parties communes, ou dans chaque boîte aux lettres faute de panneau, selon la fiche de service-public.gouv.fr.

Ce que le cabinet peut confier à un agent IA, et ce qui reste au syndic

Une assemblée produit des documents à forme contrainte, à partir de pièces que le cabinet a déjà : c’est ce qu’un agent fait bien, s’il travaille sur vos modèles. Dans vOSagents, l’activité de syndic est un service, avec son agent, ses documents et ses droits. Le règlement de copropriété, les procès-verbaux passés et les contrats d’un immeuble se rangent dans un projet, que l’agent a sous la main à chaque conversation ; vos trames (convocation, procès-verbal, lettre de notification) se déposent une fois dans les documents de référence du service.

Il faut d’abord savoir ce qu’il ne fait pas. Il ne vote pas, ne tient pas la séance et ne remplace ni le président, ni le secrétaire, ni les scrutateurs : il prépare un projet, qu’ils relisent et signent. Il ne lit ni l’audio ni la vidéo d’une séance enregistrée : les notes du secrétaire restent la matière première. Il ne lit pas un logiciel de gestion de copropriété qui n’est pas relié, et travaille sur les exports que vous lui déposez. Il n’envoie aucune lettre recommandée, électronique ou postale : la notification part par votre prestataire qualifié. Et toute écriture, un courriel, un document, un envoi en signature, attend votre confirmation. Dans ce cadre, voici ce qu’il prépare.

• L’ordre du jour et les projets de résolution, depuis les demandes reçues et votre trame, avec la majorité de chaque question, que le gestionnaire valide.
• Le squelette du procès-verbal, puis le projet complet après la séance, depuis la feuille de présence en tableur, les votes par correspondance et les notes du secrétaire : décompte des voix, noms des opposants, abstentionnistes et défaillants par résolution, contrôle des passerelles. Le gestionnaire vérifie le calcul.
• La recherche dans les archives de l’immeuble : la résolution votée trois ans plus tôt sur le ravalement, avec sa référence.
• La lettre de notification, qui reproduit l’article 42, alinéa 2, en PDF sur le papier à en-tête du cabinet, et la liste des destinataires à notifier.
• Les rappels des échéances (signatures, notification, affichage), créés dans l’agenda ou la liste de tâches reliés, après votre confirmation.
• L’envoi du procès-verbal en signature électronique aux signataires par l’application Signature, quand le registre est électronique : chacun signe avec un code reçu par SMS, sans compte, et le dossier de preuve est conservé.