Trois sources d’obligations, qu’il vaut mieux ne pas mélanger
La plupart des listes en ligne mettent tous les documents sur le même plan. Ils répondent pourtant à trois sources distinctes, et l’on ne court pas le même risque en manquant à l’une ou à l’autre.
- Le code du travail, qui s’impose à tout organisme déclaré : déclaration d’activité, règlement intérieur, information du stagiaire avant son inscription, convention ou contrat de formation, bilan pédagogique et financier.
- Les financeurs, qui paient sur pièces : un opérateur de compétences contrôle le « service fait » à partir notamment d’un certificat de réalisation, la Caisse des dépôts applique les conditions générales du compte personnel de formation, et chaque financeur précise les justificatifs qu’il attend.
- La certification Qualiopi, obligatoire pour être financé par les financeurs publics et mutualisés : elle ne fixe pas de liste de documents, elle demande de prouver que vous tenez chacun de ses indicateurs.
Avant la session : déclaration, règlement intérieur, information du stagiaire, convention
La déclaration d’activité se dépose dès la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation (article L6351-1 du code du travail) ; Service public indique un délai de trois mois après sa signature. Le numéro d’enregistrement qu’elle donne figure ensuite sur les conventions, devis et factures, sans valoir agrément.
Le règlement intérieur est obligatoire pour tout organisme, y compris quand les stagiaires sont accueillis dans des locaux mis à sa disposition, et doit être établi dans les trois mois qui suivent le début de l’activité (articles L6352-3, R6352-1 et R6352-2). Il fixe les règles de santé, de sécurité et de discipline et les modalités de représentation des stagiaires et apprentis ; la procédure disciplinaire est encadrée par le code, qui interdit toute amende ou sanction pécuniaire (articles R6352-3 et suivants). Un organisme qui sollicite les financeurs publics ou mutualisés y inscrit aussi les obligations que lui fait l’article L6352-4, dans sa version du 27 juin 2026, dont le traitement égal de tous les stagiaires et apprentis.
Avant l’inscription définitive, le stagiaire reçoit les objectifs et le contenu de la formation, la liste des formateurs, les horaires, les modalités d’évaluation, les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires et le règlement intérieur ; s’il paie lui-même, s’y ajoutent les tarifs, les modalités de règlement et les conditions financières en cas d’abandon (article L6353-8).
Vient ensuite l’engagement. Quand une entreprise ou un financeur achète la formation, une convention est conclue entre l’acheteur et l’organisme (article L6353-1). Pour une action financée par un financeur public ou mutualisé, elle mentionne l’intitulé, l’objectif et le contenu de l’action, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, le taux des enseignements à distance, les modalités de déroulement, de suivi et de sanction, le prix et les modalités de règlement (article D6353-1). Un devis ou un bon de commande approuvé en tient lieu s’il comporte ces mentions, ou si l’une de ses annexes les comporte ; pour le compte personnel de formation, ce sont les conditions générales du service en ligne.
Quand une personne finance elle-même sa formation, c’est un contrat de formation, signé avant l’inscription définitive et avant tout paiement (article L6353-3), avec des mentions prévues à peine de nullité (L6353-4). Le stagiaire dispose de dix jours pour se rétracter par lettre recommandée avec accusé de réception ; rien ne peut être exigé avant la fin de ce délai, puis 30 % du prix au plus (L6353-5 et L6353-6).
Pendant la session : programme, émargement, évaluation des acquis
Le programme est la pièce que toutes les autres citent : objectifs opérationnels et évaluables, contenus, moyens pédagogiques et d’encadrement, modalités d’évaluation. Un programme flou fragilise en même temps la convention, l’attestation et l’audit. La convocation n’a pas de forme imposée, mais elle reprend utilement ce que le stagiaire doit savoir : dates, horaires, lieu ou lien de connexion, programme, contact.
La feuille d’émargement est la preuve de présence que demandent les financeurs et que regarde l’auditeur. Elle est signée par chaque stagiaire et par le formateur, par demi-journée, avec l’intitulé et les horaires, identiques à ceux de la convention et du programme : une feuille qui ne concorde pas avec les autres pièces perd sa valeur de preuve. Pour la part réalisée à distance, la convention indique le taux d’enseignements à distance, et le référentiel qualité demande de vérifier l’assiduité aux modules suivis à distance.
Reste l’évaluation. Qualiopi demande un positionnement et une évaluation des acquis à l’entrée, puis l’évaluation de l’atteinte des objectifs par les bénéficiaires (indicateurs 8 et 11). Ce sont ces résultats que l’attestation de fin de formation reprendra. L’organisme informe aussi les financeurs de l’entrée en formation, des interruptions et de la fin de la formation de chaque stagiaire (article L6353-10).
Après la session : certificat de réalisation, attestation de fin de formation, appréciations
Trois documents se confondent souvent, et ils ne servent pas à la même personne. Le certificat de réalisation est établi par l’organisme pour le financeur : l’opérateur de compétences contrôle le service fait à partir notamment de ce certificat (arrêté du 21 décembre 2018, pris pour l’article R6332-26), selon un modèle du ministère du Travail qui mentionne l’organisme, le bénéficiaire et son employeur, l’intitulé et la nature de l’action, ses dates et sa durée. La feuille d’émargement reste chez l’organisme, comme preuve. L’attestation de fin de formation est remise au stagiaire.
Sur cette dernière, une précision évite une erreur répandue. Beaucoup de modèles la fondent encore sur l’article L6353-1 du code du travail, qui imposait une attestation mentionnant les objectifs, la nature et la durée de l’action et les résultats de l’évaluation des acquis. Depuis le 1er janvier 2019, cet article ne traite plus que de la convention. L’attestation reste d’usage, et de bonne pratique : c’est la pièce que garde le stagiaire, et elle porte les résultats de l’évaluation que Qualiopi fait prouver. Reprendre ces mêmes mentions reste la façon la plus sûre de la rédiger.
Viennent enfin les appréciations. Le référentiel demande de recueillir celles des bénéficiaires, des financeurs, des équipes et des entreprises, et de traiter les difficultés et réclamations survenues en cours de prestation (indicateurs 30 et 31) : un questionnaire de fin de session et un registre des réclamations, avec la suite donnée à chacune, en sont les preuves ordinaires.
Chaque année : le bilan pédagogique et financier
Tout organisme déclaré adresse chaque année à l’administration un bilan pédagogique et financier (article L6352-11) : activités de l’exercice, nombre de stagiaires et d’heures, répartition des fonds reçus, données comptables (article R6352-22). Le code fixe l’envoi avant le 30 avril (article R6352-23), par le téléservice Mon Activité Formation ; Service public précise que le ministère fixe la date limite chaque année, à vérifier au moment de la saisie.
L’enjeu dépasse la formalité : la déclaration d’activité devient caduque si le bilan ne fait apparaître aucune activité de formation, ou s’il n’a pas été adressé (article L6351-6). Le bilan se prépare donc au fil de l’année, session par session, plutôt qu’en avril à partir des factures.
Ce que Qualiopi demande de prouver, depuis le 1er novembre 2026
La certification qualité est obligatoire pour l’organisme qui veut être financé par un opérateur de compétences, une commission paritaire interprofessionnelle régionale (Transitions Pro), l’État, une région, la Caisse des dépôts, France Travail ou l’Agefiph (article L6316-1). Un organisme financé seulement par des entreprises sur leurs fonds propres, ou par des particuliers, n’y est pas tenu, même si ses clients la demandent souvent.
Le référentiel national qualité a été révisé par le décret n° 2026-728 du 1er août 2026, en vigueur depuis le 1er novembre 2026 : sept critères inchangés, trente-trois indicateurs au lieu de trente-deux, dont plusieurs ne s’appliquent qu’à certaines prestations (formations certifiantes, apprentissage, sous-traitance). Parmi les évolutions : une information du public vérifiable et sans mention trompeuse, la vérification de l’assiduité à distance, la prévention des violences et des discriminations, l’analyse des risques dans la démarche d’amélioration continue.
Il n’existe pas de liste officielle des documents Qualiopi : l’auditeur vérifie des indicateurs, et vous montrez comment vous les tenez. Le guide de lecture du ministère du Travail donne pour chacun le niveau attendu et des exemples de preuves ; travaillez sur la version qui correspond au référentiel du 1er novembre 2026. La méthode qui résiste à l’audit tient en une table de correspondance, écrite une fois : pour chaque indicateur qui vous concerne, la pratique qui y répond et l’endroit où se trouvent les preuves.
- Information du public (indicateurs 1 à 3) : programmes publiés, délais d’accès, accessibilité, indicateurs de résultats avec leur méthode de calcul.
- Analyse du besoin et objectifs (4 à 8) : recueil du besoin auprès de l’entreprise ou du financeur, objectifs évaluables, positionnement à l’entrée.
- Déroulement et suivi (9 à 16) : convocation, livret d’accueil, émargements, évaluations, attestations.
- Moyens et intervenants (17 à 22, et 27 en cas de sous-traitance) : qualifications des formateurs, contrats des intervenants, développement de leurs compétences, clauses qualité des contrats de sous-traitance.
- Veille et amélioration (23 à 26, 30 à 32) : veilles datées, questionnaires, registre des réclamations, plan d’actions.
Tenir le dossier de chaque session sans le reconstituer avant l’audit
Le risque, pour un organisme de taille moyenne, n’est pas d’ignorer la liste : c’est de la tenir dans dix dossiers, trois tableurs et une boîte mail, puis de la reconstituer avant un audit ou le contrôle d’un financeur. La règle qui marche est simple : une session, un dossier, toujours dans le même ordre, à partir des mêmes modèles.
Dans vOSagents, ce dossier tient dans l’espace du service formation. Les modèles (convention, contrat de formation, programme, convocation, feuille d’émargement, attestation, règlement intérieur) et la table de correspondance Qualiopi se déposent une fois dans les documents de référence ; chaque session peut avoir son projet, avec la liste des participants et les pièces reçues. L’agent prépare la convention depuis votre modèle et les données du client, peut signaler une mention de l’article D6353-1 qui manque, rédige les convocations puis, à partir des résultats d’évaluation que vous lui donnez, les attestations, en PDF sur votre papier à en-tête ; les feuilles d’émargement sortent en tableau, téléchargeable en Excel pour l’impression. La procédure de constitution du dossier s’écrit une fois et vaut pour toutes les sessions.
La convention part ensuite en signature électronique avancée depuis l’espace, avec son dossier de preuve, et un e-mail de convocation ne part qu’après votre confirmation. Pour les formateurs salariés, les contrats de travail se rédigent sur vos modèles et les frais de déplacement passent par les notes de frais. En fin d’exercice, l’agent consolide depuis le tableau des sessions les chiffres du bilan pédagogique et financier, dans un tableau téléchargeable en Excel.
Trois limites à connaître. L’agent ne se connecte ni à Mon Activité Formation, ni au service en ligne du compte personnel de formation, ni aux extranets des financeurs : la saisie et le dépôt restent vos gestes. Il ne fait pas d’émargement électronique : les feuilles qu’il prépare se signent sur papier ou dans votre outil d’émargement. Et il ne certifie rien : la table de correspondance, les preuves et la conformité restent de la responsabilité de l’organisme, devant l’auditeur.