Ce que la loi impose à toute entreprise, quelle que soit sa taille
Tout salarié a droit chaque année à un congé payé à la charge de l’employeur (article L3141-1 du Code du travail), qu’il soit en CDI, en CDD ou à temps partiel. Il acquiert deux jours et demi ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur, dans la limite de trente jours ouvrables par an, soit cinq semaines (article L3141-3). Les jours ouvrables sont tous les jours de la semaine, sauf le jour de repos hebdomadaire (en général le dimanche) et les jours fériés habituellement chômés dans l’entreprise. Beaucoup d’entreprises décomptent en jours ouvrés (ceux où l’on travaille, le plus souvent du lundi au vendredi, soit vingt-cinq jours par an) : c’est admis, à condition que le salarié n’y perde aucun jour.
L’acquisition se compte sur une période de référence qui court, à défaut d’accord collectif, du 1er juin au 31 mai (article R3141-4). Dans les professions affiliées à une caisse de congés payés, comme le BTP, elle commence le 1er avril. Les congés peuvent être pris dès l’embauche (article L3141-12) : il n’y a pas d’ancienneté à attendre, seulement la période de prise et l’ordre des départs à respecter.
Certaines absences comptent comme du travail effectif pour l’acquisition : les congés payés eux-mêmes, les congés de maternité, de paternité et d’accueil de l’enfant, d’adoption, les arrêts pour accident du travail ou maladie professionnelle et, depuis la loi du 22 avril 2024, les arrêts pour maladie ou accident non professionnels (article L3141-5). Votre convention collective peut être plus favorable (jours d’ancienneté, autre période de référence) : c’est elle qu’il faut lire en premier.
Période de prise et ordre des départs : ce que l’employeur annonce, et quand
La période pendant laquelle les congés se prennent comprend, dans tous les cas, la période du 1er mai au 31 octobre (article L3141-13). Elle est fixée par accord d’entreprise ou, à défaut, de branche ; sans accord, l’employeur la définit après avis du comité social et économique s’il en existe un (articles L3141-15 et L3141-16). Il la porte à la connaissance des salariés au moins deux mois avant son ouverture (article D3141-5) : pour une période qui s’ouvre le 1er mai, l’annonce est faite au plus tard le 1er mars.
L’ordre des départs suit la même logique. Sans accord, l’employeur le fixe en tenant compte de la situation de famille (les possibilités de congé du conjoint ou du partenaire de PACS, la présence au foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie), de l’ancienneté chez lui et de l’activité éventuelle du salarié chez d’autres employeurs. Il communique cet ordre à chaque salarié, par tout moyen, un mois avant son départ (article D3141-6), et ne peut plus modifier l’ordre ni les dates moins d’un mois avant le départ prévu, sauf circonstances exceptionnelles.
- Des dates demandées ne sont pas des dates acquises : l’employeur peut refuser celles que souhaite le salarié, dans le respect de la période et de l’ordre qu’il a fixés.
- Les conjoints et les partenaires de PACS qui travaillent dans la même entreprise ont droit à un congé simultané (article L3141-14).
- Un salarié ne prend pas plus de vingt-quatre jours ouvrables d’affilée, sauf dérogation individuelle pour contraintes géographiques particulières ou présence au foyer d’une personne handicapée ou âgée en perte d’autonomie (article L3141-17).
- En cas de fermeture temporaire de l’entreprise, l’employeur peut imposer la prise de congés sur cette période.
Congé principal et fractionnement : les jours que l’on oublie de compter
Le congé principal (les quatre premières semaines) peut être fractionné avec l’accord du salarié, mais l’une des fractions doit atteindre au moins douze jours ouvrables continus, compris entre deux jours de repos hebdomadaire (article L3141-19). Cet accord n’est pas nécessaire quand le congé tombe pendant la fermeture de l’établissement. À défaut d’accord collectif, la fraction de douze jours se prend entre le 1er mai et le 31 octobre (article L3141-23).
Les jours du congé principal pris en dehors de cette période ouvrent droit à des jours supplémentaires, dits de fractionnement : deux jours ouvrables quand le salarié en prend au moins six hors période, un seul quand il en prend de trois à cinq. La cinquième semaine n’entre pas dans le calcul. Le salarié peut y renoncer par un accord individuel, et un accord d’entreprise ou de branche peut fixer d’autres règles (articles L3141-21 et L3141-23).
C’est le point qui se perd le plus souvent dans un tableur : ces jours ne naissent pas d’une demande, mais du calendrier réel des congés pris, qu’il faut pouvoir relire en fin de période. Une renonciation vient de chaque salarié : mieux vaut pouvoir la produire.
Arrêt maladie et congés payés depuis la loi du 22 avril 2024
Avant cette loi, le Code du travail ne comptait pas un arrêt pour maladie non professionnelle dans l’acquisition des congés. La loi n° 2024-364 du 22 avril 2024, entrée en vigueur le 24 avril 2024, a mis le Code en accord avec le droit européen. Désormais, un arrêt pour maladie ou accident non professionnel fait acquérir deux jours ouvrables par mois, dans la limite de vingt-quatre jours par période de référence (article L3141-5-1). Un arrêt pour accident du travail ou maladie professionnelle compte comme du travail effectif : deux jours et demi par mois.
Un salarié qui n’a pas pu prendre tout ou partie de ses congés pendant la période de prise, pour cause de maladie ou d’accident, dispose d’une période de report de quinze mois (article L3141-19-1) ; un accord d’entreprise ou de branche peut prévoir plus long (article L3141-21-1). Passé ce délai, les jours non pris sont perdus. Mais ce délai ne commence à courir qu’à une date précise : celle où le salarié reçoit l’information que l’employeur lui doit dans le mois qui suit sa reprise, à savoir le nombre de jours de congé dont il dispose et la date jusqu’à laquelle il peut les prendre, par tout moyen conférant date certaine à leur réception, notamment le bulletin de paie (article L3141-19-3). Une entreprise qui ne donne pas cette information laisse le délai ouvert. Le texte ne fixe aucune durée minimale d’arrêt.
Une exception : si, à la fin de la période de référence, le contrat est suspendu depuis au moins un an pour maladie ou accident, le report démarre à cette date, puis se suspend à la reprise jusqu’à ce que l’information soit donnée (article L3141-19-2). Pour l’indemnité calculée selon la règle du dixième, les périodes d’arrêt non professionnel sont retenues dans la limite de 80 % de la rémunération qui leur est associée (article L3141-24). Et un salarié qui tombe malade pendant ses congés, et dont l’arrêt a été notifié à l’employeur, a le droit de prendre plus tard les jours de congé qui coïncident avec l’arrêt : la Cour de cassation l’a jugé le 10 septembre 2025 (pourvoi n° 23-22.732).
La loi vaut aussi pour le passé, depuis le 1er décembre 2009, dans la limite de vingt-quatre jours par période de référence. Une action en justice visant à obtenir des jours de congé à ce titre devait être introduite dans les deux ans suivant l’entrée en vigueur de la loi : ce délai a expiré en avril 2026. Les demandes d’anciens salariés, qui portent sur une indemnité et non sur des jours, obéissent à d’autres délais : voyez-les avec votre conseil.
Congés non pris, report et preuve : ce que l’employeur doit pouvoir montrer
En principe, les congés se prennent pendant la période de prise, et leur report sur la période suivante suppose l’accord de l’employeur, un usage ou un accord collectif. Les exceptions tiennent à la maladie et à l’accident (ci-dessus), au retour d’un congé de maternité ou d’adoption, après lequel la salariée ou le salarié a droit à son congé payé quelle que soit la période retenue dans l’entreprise (article L3141-2), et à la durée du travail décomptée à l’année, où un accord peut prévoir des reports jusqu’au 31 décembre de l’année qui suit le début de la période de prise (article L3141-22).
La perte des jours n’est pourtant pas automatique. La Cour de cassation juge qu’il appartient à l’employeur de prendre les mesures propres à assurer au salarié la possibilité d’exercer effectivement son droit à congé et, en cas de contestation, de justifier qu’il a accompli les diligences qui lui incombent (13 juin 2012, pourvoi n° 11-10.929). Une RH qui ne peut montrer ni l’annonce de la période, ni les demandes acceptées, ni les rappels faits n’a rien pour soutenir que des jours sont perdus. À la rupture du contrat, les jours non pris donnent lieu à une indemnité compensatrice, quel que soit l’auteur de la rupture (article L3141-28).
Le circuit qui tient ces règles : demande, validation, solde, paie
Toutes ces règles supposent une trace datée : l’annonce de la période, chaque demande et sa réponse, les jours réellement pris, l’information donnée au retour d’un arrêt. Le tableur échoue rarement sur le calcul ; il échoue sur cette trace. Une demande arrivée par courriel et validée à l’oral n’existe nulle part, deux versions du fichier circulent, le responsable en vacances emporte les demandes de son équipe. Un circuit fiable fait passer chaque congé par quatre étapes.
- La demande : le salarié choisit le type de congé (payé, RTT, sans solde, selon ce que l’entreprise a ouvert) et ses dates. La durée se calcule, week-ends et jours fériés exclus, et la demande part à son responsable.
- La validation : le responsable accepte ou refuse, et un refus s’explique. Pendant ses propres absences, il délègue la validation, sinon les demandes attendent son retour.
- Le solde : il se calcule là où se calculent l’acquisition et l’indemnité, c’est-à-dire dans la paie. C’est aussi le bulletin de paie qui porte les dates de congé et l’indemnité correspondante (article R3243-1), et il peut porter l’information due au retour d’un arrêt.
- L’export vers la paie : les congés validés partent vers le gestionnaire de paie ou l’expert-comptable sous une forme exploitable, et non recopiés à la main depuis une boîte de réception.
Tenir les congés sans tableur, dans vOSagents
Dans vOSagents, l’application Congés porte ce circuit. Le collaborateur pose sa demande : type de congé, dates en journées entières, demi-journées ou horaires, pièce jointe quand le type l’exige. La durée s’affiche en jours ouvrés, week-ends et jours fériés exclus. La demande part à son responsable, ou aux personnes à qui celui-ci a délégué la validation pour une période. Un refus exige un commentaire, le demandeur est notifié, et un e-mail double la notification selon les réglages de l’organisation. Une fois le congé validé, les destinataires RH configurés pour son périmètre (toute l’organisation, une structure juridique ou un établissement) sont prévenus et retrouvent les congés dans un tableau filtrable, exportable en CSV pour la paie.
Les annulations laissent la même trace : une demande en attente s’annule par son auteur, un congé validé à venir passe par une demande d’annulation au responsable, et seul un RH annule un congé déjà commencé ou passé. Chaque demande garde son historique : qui a décidé, quand, avec quel commentaire. Le Planning des absences lit les congés validés, et les demandes en attente dans une teinte distincte, pour montrer par équipe qui est absent et quand, sans aucune ressaisie.
Ce que l’application ne fait pas : elle ne tient pas de compteur de jours acquis ou restants, et ne calcule ni l’acquisition, ni le fractionnement, ni l’indemnité. Le solde reste celui de votre paie, qui est aussi le bon endroit pour l’information due au retour d’un arrêt et pour la conversion en jours ouvrables si c’est votre décompte. L’application lui fournit des congés validés, datés et exportables.