ChatGPT en entreprise : ce que deviennent vos données, et ce qu’il faut vérifier

Le sujet n’est pas l’outil, c’est le compte

Dans beaucoup de PME, l’IA générative est entrée par les salariés : un compte gratuit ou payant, ouvert avec une adresse personnelle, pour reformuler un courrier ou résumer un document. La question de confidentialité ne tient pas à la qualité de l’outil. Elle tient au contrat : un compte personnel lie le salarié à l’éditeur, pas l’entreprise. Les engagements qu’une entreprise peut obtenir (pas d’entraînement sur ses contenus, durée de conservation maîtrisée, contrat de sous-traitance, lieu d’hébergement) ne s’appliquent pas à ce compte-là.

ChatGPT sert d’exemple dans ce guide, parce que c’est le nom que l’on cherche ; ce qui suit est tiré de la documentation publiée par son éditeur, OpenAI, consultée en novembre 2026. La plupart des éditeurs d’assistants distinguent de la même façon offres individuelles et offres professionnelles : lisez la documentation de celui que vos équipes utilisent, car elle change souvent.

Ce que deviennent les données sur un compte personnel

Pour les offres destinées aux particuliers (gratuite, Plus, Pro), le centre d’aide d’OpenAI indique que le contenu des conversations peut servir à entraîner les modèles. L’utilisateur peut s’y opposer en désactivant « Améliorer le modèle pour tous » dans Paramètres > Contrôles des données ; ses nouvelles conversations ne sont alors plus utilisées. Une nuance compte : s’il note une réponse (avis positif ou négatif), la conversation entière associée peut servir à l’entraînement, même après ce refus.

Pour les résidents de l’Espace économique européen, le responsable du traitement est OpenAI Ireland Limited. Sa politique de confidentialité indique que les données sont traitées sur des serveurs situés hors de l’EEE, notamment aux États-Unis, en s’appuyant sur des décisions d’adéquation ou des clauses contractuelles types, et qu’une conversation supprimée est effacée des systèmes dans un délai de 30 jours, sauf conservation plus longue pour des raisons légales, de sécurité ou de lutte contre les abus.

Le « mode privé » que cherchent beaucoup d’utilisateurs s’appelle le chat éphémère : la conversation n’apparaît pas dans l’historique et ne sert pas à améliorer les modèles tant qu’elle n’est pas enregistrée ; une copie peut être conservée jusqu’à 30 jours pour des raisons de sécurité. C’est une bonne pratique pour l’utilisateur. Pour l’entreprise, l’essentiel ne change pas : le document est sorti, il est traité par un tiers avec lequel elle n’a aucun contrat, selon les règles que ce tiers fixe pour son propre service.

Ce que garantissent les offres professionnelles

La page de confidentialité des entreprises d’OpenAI, mise à jour le 8 janvier 2026, et son centre d’aide décrivent des engagements différents pour ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise, ChatGPT Edu et la plateforme API. Ils répondent à une bonne partie des questions qu’une entreprise doit se poser, à une condition : que le salarié travaille dans l’espace de l’entreprise, sur un compte qu’elle administre. Le même salarié, sur son compte personnel, n’en bénéficie pas.

Ils ont aussi une contrepartie à annoncer aux équipes : dans un espace professionnel, les administrateurs peuvent accéder aux conversations (dans ChatGPT Business, les consulter, les exporter et les supprimer), et les salariés doivent le savoir. Voici le détail, tel que l’éditeur le publie.

• Pas d’entraînement par défaut : entrées et sorties ne servent pas à améliorer les modèles, sauf accord explicite de l’organisation ; noter une réponse ne vaut pas accord.
• Propriété : l’entreprise conserve ses droits sur ce qu’elle envoie et sur ce qui est produit, dans la mesure permise par la loi.
• Conservation : les administrateurs règlent la durée de conservation (Business, Enterprise, Edu) ; une conversation supprimée est effacée sous 30 jours, sauf obligation légale (et, pour Business, nécessité de protéger le service ou des tiers).
• Contrat : un accord de traitement des données (DPA) peut être conclu pour Business, Enterprise et l’API, à l’appui de la conformité au RGPD.
• Hébergement : le stockage des contenus en Europe (EEE et Suisse) est proposé aux clients API éligibles et aux nouveaux clients Enterprise et Edu ; la page qui le décrit ne le mentionne pas pour Business.
• Sécurité : chiffrement au repos (AES-256) et en transit (TLS 1.2 et plus), audit SOC 2 Type 2, accès des équipes de l’éditeur limités au support, aux abus et aux obligations légales.

Ce que l’entreprise doit vérifier : RGPD, secret des affaires, engagements de confidentialité

Le RGPD d’abord. Dès qu’un document contient des données personnelles (un salarié, un candidat, un client identifiable), l’entreprise est responsable de leur traitement. Le confier à un prestataire suppose qu’il offre des garanties suffisantes et qu’un contrat de sous-traitance encadre ce qu’il fait des données (article 28). Sur un compte personnel, ce contrat n’existe pas. La CNIL, dans ses questions-réponses de juillet 2024 sur l’utilisation des IA génératives, recommande de s’interroger sur le rôle de chacun, d’encadrer les transferts hors de l’Union, d’éviter les comptes créés avec des adresses personnelles et, selon l’analyse de risques, d’interdire la saisie de certaines données personnelles ou confidentielles.

Le secret des affaires ensuite. Il ne protège une information que si son détenteur prend des « mesures de protection raisonnables, compte tenu des circonstances, pour en conserver le caractère secret » (article L151-1 du Code de commerce). Une entreprise qui laisse ses tarifs, ses marges ou ses dossiers clients partir sans règle vers des services tiers pourrait avoir plus de mal à démontrer ces mesures le jour où elle voudra agir contre une fuite. Une consigne écrite, connue des salariés et appliquée, peut en faire partie.

Restent les engagements pris envers d’autres : clauses de confidentialité des contrats clients, accords de non-divulgation, secret professionnel dans les métiers qui y sont soumis. Certains interdisent toute communication à un tiers sans accord, et un assistant en ligne est un tiers. C’est souvent la contrainte la plus stricte, et la moins connue des équipes.

Une grille simple : quelle information, dans quel outil

Une règle se retient mieux qu’une liste d’interdits. Trois niveaux suffisent à la plupart des PME, à ajuster avec votre conseil et, si vous en avez un, votre délégué à la protection des données. Les données de santé, de l’arrêt de travail au certificat médical, appellent une prudence de plus : elles font partie des catégories particulières du RGPD, et en cas de doute, la réponse par défaut est de ne pas les confier à un assistant.

• Ce qui est public ou sans enjeu (reformuler un texte déjà publié, préparer un plan, traduire une fiche produit en ligne) : tout outil, y compris grand public, comme l’admet la CNIL pour les besoins non confidentiels, de préférence avec l’entraînement désactivé et sur un compte qui n’est pas personnel.
• Ce qui est interne sans être personnel (procédures, modèles de documents, notes de travail) : seulement dans un outil sous contrat, administré par l’entreprise.
• Ce qui touche des personnes ou des secrets (données de salariés et de candidats, dossiers clients, tarifs, contentieux, données de santé) : seulement dans un outil couvert par un contrat de sous-traitance, aux accès cloisonnés, en ne donnant que ce qui est nécessaire ; jamais sur un compte personnel.

Cadrer sans interdire : quatre gestes souvent oubliés

Les principes d’un cadre (un outil autorisé, des droits par personne, un budget, une trace, des modèles choisis) sont détaillés dans notre guide sur le cadrage de l’IA en entreprise, et ne sont pas repris ici. Quatre gestes propres à la confidentialité manquent souvent.

• Rendre la règle opposable. Une charte qui fixe des obligations générales et permanentes est, lorsqu’il existe un règlement intérieur, une adjonction à celui-ci et suit sa procédure (article L1321-5 du Code du travail) ; le règlement intérieur est obligatoire à partir de cinquante salariés (article L1311-2). Une consigne qui n’a pas suivi ce chemin informe, mais se sanctionne mal.
• Consulter le CSE quand l’outil autorisé arrive. Dans une entreprise d’au moins cinquante salariés, l’introduction d’une nouvelle technologie fait l’objet d’une information et d’une consultation (article L2312-8).
• Former court, par l’exemple. L’AI Act demande à l’entreprise de favoriser la maîtrise de l’IA de ceux qui l’utilisent pour son compte (article 4) ; pour la confidentialité, l’essentiel tient en trois exemples tirés de votre activité : ce qu’on peut coller, ce qu’on anonymise, ce qu’on ne sort jamais.
• Prévoir l’incident. Si des données personnelles sont parties sur un compte personnel : supprimer la conversation, documenter les faits, et évaluer s’il s’agit d’une violation de données au sens du RGPD. Si elle est susceptible d’engendrer un risque pour les personnes, elle se notifie à la CNIL dans les meilleurs délais et, si possible, dans les 72 heures (article 33). Un salarié qui signale vite son erreur doit pouvoir le faire sans crainte : sinon, personne ne signale rien.

Ce que fait un espace de travail sous contrat, et ce qu’il ne fait pas

Un outil autorisé n’est adopté que s’il est au moins aussi commode que le compte personnel, et s’il connaît mieux que lui les documents de l’entreprise. C’est le parti de vOSagents : un agent par service, qui travaille sur les documents et les outils de ce service, dans un espace administré par l’organisation.

Côté données, la page Sécurité décrit ce qui est en place : base de données et documents hébergés dans l’Union européenne, cloisonnés par organisation ; contenus qui ne servent pas à entraîner les modèles, ceux-ci étant appelés par leurs interfaces professionnelles ; liste des sous-traitants avec leur zone de traitement, y compris les fournisseurs de modèles qui traitent des données hors de l’Union. Chaque compte a ses droits, révocables ; connexions, consommations et opérations sont journalisées. Dans les données RH, huit champs sensibles (dont le numéro de sécurité sociale, l’adresse personnelle et le salaire brut) ne s’affichent jamais dans une conversation, et l’agent dit qu’il les a retirés.

Ce qu’un tel espace ne fait pas : empêcher un salarié de copier un document vers son compte personnel. La règle, la formation et l’exemple de la direction restent le premier garde-fou ; l’outil rend seulement le bon chemin plus court que l’autre.