AI Act : les obligations d’une entreprise qui utilise l’IA, échéance par échéance

Fournisseur ou déployeur : ce que l’AI Act appelle une entreprise qui utilise l’IA

Le règlement (UE) 2024/1689, dit AI Act, distingue deux rôles principaux. Le fournisseur développe un système d’IA, ou le fait développer, et le met sur le marché sous son nom. Le déployeur l’utilise sous sa propre autorité, dans un cadre professionnel (article 3). Une PME qui ouvre des comptes d’assistant à ses salariés, achète un logiciel de recrutement doté d’IA ou installe sur son site un agent conversationnel conçu par un éditeur est déployeur. C’est le rôle dont traite ce guide.

Le rôle peut basculer. L’article 25 considère comme fournisseur d’un système à haut risque celui qui y appose son nom ou sa marque, qui le modifie substantiellement, ou qui change la destination d’un système d’IA, y compris à usage général, de telle sorte qu’il devient à haut risque. Une entreprise qui monterait elle-même, avec un assistant généraliste, une chaîne de tri systématique des candidatures pourrait ainsi hériter d’obligations de fournisseur, bien plus lourdes que celles décrites ici. Avant de construire un tel usage, posez la question à votre conseil.

Enfin, l’AI Act ne remplace rien : le RGPD s’applique toujours à toute donnée personnelle traitée par une IA, et le Code du travail encadre déjà les outils qui évaluent candidats et salariés. On y revient plus bas : c’est là que se trouvent les obligations les plus immédiates d’un employeur.

Le calendrier en vigueur depuis l’omnibus de juillet 2026

Le règlement est entré en vigueur le 1er août 2024, avec des échéances échelonnées. Le 19 novembre 2025, la Commission européenne a proposé de les aménager par un « omnibus numérique sur l’IA ». Le texte a été adopté par le Parlement européen le 16 juin 2026, puis par le Conseil : c’est le règlement (UE) 2026/1744, publié au Journal officiel de l’Union le 24 juillet 2026 et entré en vigueur le 27 juillet 2026. Ce n’est donc plus une proposition.

L’omnibus n’a pas touché à l’architecture du texte. Il a reporté le haut risque, réécrit l’obligation de maîtrise de l’IA, étendu certains allègements des PME aux petites entreprises de taille intermédiaire et ajouté deux interdictions. Il n’a déplacé ni la transparence, applicable depuis le 2 août 2026 comme prévu, ni les interdictions en vigueur depuis février 2025. Bien des pages antérieures à l’été 2026 annoncent encore le haut risque au 2 août 2026 : vérifiez leur date. Voici les échéances applicables au 3 décembre 2026.

• 2 février 2025 : définitions, obligation de maîtrise de l’IA (article 4) et interdiction des pratiques listées à l’article 5.
• 2 août 2025 : règles applicables aux modèles d’IA à usage général, gouvernance, et régime des sanctions.
• 2 août 2026 : application générale du règlement, dont les obligations de transparence de l’article 50. Les autorités nationales de surveillance du marché contrôlent depuis cette date.
• 2 décembre 2026 : les deux interdictions ajoutées par l’omnibus (images intimes non consenties et contenus pédocriminels générés par IA), et fin du délai laissé aux fournisseurs de systèmes génératifs déjà sur le marché pour marquer leurs contenus.
• 2 décembre 2027 : obligations relatives aux systèmes à haut risque de l’annexe III, qui couvre notamment le recrutement et la gestion du personnel (date initiale : 2 août 2026).
• 2 août 2028 : systèmes à haut risque intégrés à des produits réglementés de l’annexe I, comme les dispositifs médicaux ou les jouets (date initiale : 2 août 2027).

Ce qui s’applique déjà à toute entreprise qui utilise l’IA

La maîtrise de l’IA (article 4). Depuis le 2 février 2025, l’entreprise doit agir sur les compétences de ceux qui utilisent l’IA pour son compte. L’omnibus a assoupli la formule : fournisseurs et déployeurs « prennent des mesures pour favoriser le développement de la maîtrise de l’IA par leur personnel », selon les connaissances de chacun et le contexte d’usage, sans être tenus de garantir un niveau donné. L’obligation demeure. La Commission précise, dans ses questions-réponses mises à jour le 20 octobre 2026, qu’aucun certificat n’est exigé, qu’un registre interne des formations et des consignes permet d’en garder trace, et que renvoyer les salariés à la notice d’utilisation risque de ne pas suffire. Elle cite le salarié qui rédige ou traduit avec un assistant conversationnel : il doit connaître les risques propres à l’outil, comme les réponses inventées.

Les pratiques interdites (article 5). Trois concernent directement un employeur : inférer les émotions d’une personne sur le lieu de travail, sauf raison médicale ou de sécurité ; la notation sociale, qui pénalise une personne pour son comportement ou sa personnalité dans un contexte sans rapport ou de façon disproportionnée ; la catégorisation biométrique qui déduit, par exemple, l’appartenance syndicale ou les opinions politiques. Un outil qui analyse la voix des téléconseillers pour en déduire leur humeur relève, en principe, de la première. Depuis le 2 décembre 2026 s’ajoute l’interdiction d’utiliser un système pour générer des images intimes réalistes d’une personne identifiable sans son consentement, ou des contenus pédocriminels.

La transparence (article 50), depuis le 2 août 2026. Le déployeur qui diffuse un hypertrucage (image, son ou vidéo générés qui imitent le réel et pourraient passer pour authentiques) doit signaler son origine artificielle ; pour une œuvre manifestement créative ou satirique, une mention qui ne gâche pas l’œuvre suffit. Un texte généré par IA et publié pour informer le public sur des questions d’intérêt public se signale aussi, sauf s’il a été relu ou contrôlé par une personne qui en assume la responsabilité éditoriale. L’obligation d’avertir une personne qu’elle dialogue avec une IA pèse sur le fournisseur du système : si vous installez un agent conversationnel sur votre site, vérifiez qu’il le dit dès le premier échange, et si vous l’avez construit vous-même, l’obligation est la vôtre.

Emploi et RH : ce qui sera à haut risque le 2 décembre 2027, et ce que l’entreprise devra faire

L’annexe III énumère huit domaines dans lesquels un système d’IA est classé à haut risque. Le quatrième, « emploi, gestion de la main-d’œuvre et accès à l’emploi indépendant », concerne toutes les entreprises. Il vise d’une part le recrutement et la sélection (diffuser des offres d’emploi ciblées, analyser et filtrer les candidatures, évaluer les candidats), d’autre part les décisions sur la relation de travail : conditions de travail, promotion, rupture du contrat, attribution des tâches à partir du comportement ou de traits personnels, suivi et évaluation des performances et du comportement des salariés.

Un logiciel qui note les CV ou un outil qui classe les salariés pour une revue de performance relèvent donc de cette liste. Un outil qui aide à rédiger une offre, un contrat ou une attestation n’y figure pas en principe : il n’évalue personne. L’article 6 prévoit une dérogation pour un système de l’annexe III qui n’influence pas substantiellement la décision (tâche procédurale étroite, amélioration d’un travail humain déjà fait, tâche préparatoire), mais un système qui effectue un profilage des personnes reste toujours à haut risque, et c’est au fournisseur de documenter la dérogation.

Pour un outil classé à haut risque, documentation technique, gestion des risques et évaluation de conformité restent l’affaire du fournisseur. L’article 99 plafonne l’amende à 15 millions d’euros ou 3 % du chiffre d’affaires annuel mondial pour un manquement du déployeur ou aux règles de transparence, et à 35 millions ou 7 % pour une pratique interdite ; pour une PME, le plus faible des deux montants s’applique. Voici ce que l’article 26 demandera à l’entreprise utilisatrice.

• Utiliser le système conformément à sa notice d’utilisation.
• Confier le contrôle humain à des personnes qui ont la compétence, la formation et l’autorité nécessaires.
• Veiller, quand il maîtrise les données d’entrée, à ce qu’elles soient pertinentes et suffisamment représentatives.
• Surveiller le fonctionnement ; en cas de risque, prévenir le fournisseur et l’autorité de surveillance du marché et suspendre l’usage ; signaler les incidents graves.
• Conserver au moins six mois les journaux générés automatiquement qu’il contrôle, sauf autre règle applicable.
• Informer les représentants du personnel et les salariés concernés avant de mettre le système en service sur le lieu de travail, et informer les personnes qui font l’objet de décisions prises ou aidées par le système.
• S’appuyer sur les informations du fournisseur pour réaliser, lorsqu’elle est requise, l’analyse d’impact relative à la protection des données (article 35 du RGPD), et coopérer avec les autorités.

Ce que le Code du travail et le RGPD exigent déjà, sans attendre 2027

Le report du haut risque ne laisse pas l’employeur sans règles. Plusieurs obligations s’appliquent aujourd’hui à tout outil, IA ou non, qui sert à évaluer des candidats ou des salariés. Elles expliquent la ligne que tiennent les RH prudentes : l’IA prépare, une personne décide, et chacun sait quel outil est utilisé à son égard.

• Le candidat est expressément informé, avant leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d’aide au recrutement utilisées à son égard, qui doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie (article L1221-8 du Code du travail). Aucune information le concernant ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance (article L1221-9).
• La même règle protège le salarié : aucune information le concernant personnellement ne peut être collectée par un dispositif qu’il ne connaît pas (article L1222-4).
• Dans une entreprise d’au moins cinquante salariés, le comité social et économique est informé et consulté sur l’introduction de nouvelles technologies (article L2312-8). Un outil d’IA déployé auprès des salariés peut relever de cette consultation.
• Le RGPD donne à chacun le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, qui produit des effets juridiques ou l’affecte de manière significative (article 22). Une candidature écartée par un outil, sans intervention humaine réelle, est le cas typique visé.

Par où commencer : un inventaire d’une page

La démarche utile pour une PME tient en quatre gestes, dans cet ordre, que la RH et la personne qui gère les comptes peuvent mener ensemble.

• Recenser les usages, pas les logiciels : qui utilise quel outil d’IA, pour quoi faire, sur quelles données, et si le résultat pèse sur une décision concernant une personne. Les comptes personnels utilisés pour le travail font partie de l’inventaire.
• Classer chaque usage : interdit (à arrêter), soumis à transparence (à signaler), relevant de l’annexe III (à préparer pour décembre 2027), ou sans obligation propre au règlement, ce qui sera le cas de la plupart.
• Organiser la maîtrise de l’IA par usage : une courte session et une page de consignes (ce qu’on confie à l’outil, ce qu’on vérifie, ce qu’on ne lui donne jamais), et un registre de qui a été formé, et quand.
• Interroger les fournisseurs des outils RH : classement au regard de l’annexe III, notice d’utilisation, journaux disponibles, calendrier de mise en conformité. Une réponse écrite vaut mieux qu’une page commerciale.

Tenir le cadre dans la durée

L’inventaire se refait quand un outil arrive ou qu’un usage change, et le registre de formation se tient au fil des embauches. Le cadre interne (outil autorisé, droits par personne, budget, trace, choix des modèles) fait l’objet de notre guide sur le cadrage de l’IA en entreprise ; il prépare l’essentiel de ce que le règlement attend d’un déployeur.

C’est dans cet esprit que vOSagents est construit. Chaque collaborateur a son compte, dans un service, avec des droits révocables ; connexions, consommations et opérations sont journalisées dans l’espace de l’organisation ; une action qui engage l’entreprise (un envoi, une validation, une modification de données) attend l’accord de la personne. Base de données et documents sont hébergés dans l’Union européenne, les contenus n’entraînent aucun modèle, et la page Sécurité nomme les prestataires, y compris ceux qui traitent des données hors de l’Union. L’application Offres d’emploi ne classe pas les candidats : ni score, ni tri automatique, ni lecture des CV par une machine. Rien de cela ne dispense de l’inventaire et de la formation, qui restent les vôtres.