Entretien de parcours professionnel : ce qui remplace l’entretien professionnel obligatoire, et comment l’appliquer

Ce que la loi du 24 octobre 2025 a changé

L’entretien de parcours professionnel, ou EPP, est régi par l’article L. 6315-1 du Code du travail, réécrit par la loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025, publiée au Journal officiel le lendemain. Il s’impose à tout employeur, quel que soit son effectif, et concerne les salariés quel que soit leur contrat : CDI, CDD, apprentissage, professionnalisation, temps plein ou temps partiel.

Les règles en vigueur, et ce qui a changé :

• Premier entretien : au cours de la première année qui suit l’embauche, et le salarié en est informé dès son arrivée. Auparavant, le rythme de deux ans s’appliquait dès l’embauche.
• Périodicité : un entretien tous les quatre ans, contre deux auparavant. Un accord d’entreprise ou de branche peut prévoir un rythme plus rapproché, jamais plus espacé que quatre ans.
• État des lieux récapitulatif : tous les huit ans au lieu de six. Le premier peut se tenir sept ans après l’entretien de première année.
• Deux rendez-vous nouveaux : un entretien dans les deux mois qui suivent la visite médicale de mi-carrière, et un entretien de fin de carrière dans les deux années qui précèdent les 60 ans du salarié.
• Retour d’absence : un entretien est proposé au retour de certains congés, sauf si le salarié en a eu un dans les douze mois précédant sa reprise.
• Contenu : cinq thèmes fixés par la loi, détaillés plus bas, que le ministère du Travail demande d’appliquer depuis le 26 octobre 2025, y compris dans les entreprises couvertes par un accord.

Salariés déjà présents : recalculer chaque échéance

C’est la question que se pose toute PME : que deviennent les entretiens tenus sous l’ancien régime ? Ils comptent. Dans ses questions-réponses de février 2026, le ministère du Travail applique la règle de l’article 2222 du Code civil : le nouveau délai, plus long, court depuis le même point de départ que l’ancien, c’est-à-dire le dernier entretien réalisé, et les délais qui n’étaient pas expirés le 26 octobre 2025 sont allongés.

Ses deux exemples suffisent à faire le calcul. Un salarié dont le dernier entretien date de décembre 2023 devait en avoir un autre au plus tard en décembre 2025 : il pourra avoir lieu en décembre 2027. Un bilan à six ans prévu dans le courant de 2026 devra être organisé au plus tard en 2028.

Pour compter, retenez l’ancienneté dans l’entreprise. Selon le ministère, les périodes de suspension du contrat qui ne sont pas assimilées à du temps de travail effectif (congé sabbatique, congé sans solde, congé de présence parentale, congé de solidarité familiale) ne comptent pas, sauf disposition conventionnelle plus favorable. En cas de transfert légal des contrats de travail, le nouvel employeur reprend le cycle là où l’ancien l’avait laissé. Trois situations demandent plus d’attention :

• Le salarié déjà en retard au 26 octobre 2025 : une loi qui allonge un délai est sans effet sur un délai déjà expiré. Rien n’est rallongé, et le plus sûr est de tenir l’entretien sans attendre.
• Le salarié embauché avant la réforme qui n’a encore eu aucun entretien : le ministère ne détaille pas son cas. La lecture prudente consiste à considérer l’entretien de première année comme dû, et à le tenir maintenant.
• L’entreprise couverte par un accord sur la périodicité : depuis le 1er octobre 2026, un accord qui prévoyait un rythme plus espacé que quatre ans est caduc sur ce point, et c’est le rythme légal qui s’applique. Un accord qui prévoyait un rythme plus serré, par exemple tous les deux ans, peut continuer à s’appliquer. Dans les deux cas, le contenu de l’entretien et les nouveaux rendez-vous s’appliquent depuis le 26 octobre 2025.

Les rendez-vous qui ne suivent pas le cycle de quatre ans

Trois entretiens se déclenchent sur un événement, et non sur la date du précédent. Pour ceux de mi-carrière et de fin de carrière, le ministère insiste : ils ont lieu aux dates fixées par la loi, quel que soit le temps écoulé depuis le dernier entretien. Un entretien tenu la veille de la visite de mi-carrière n’en dispense pas : il faut en tenir un autre dans les deux mois. Le retour d’absence, lui, tient compte des douze mois précédents.

• Après la visite médicale de mi-carrière : l’entretien est organisé dans les deux mois qui suivent cette visite, dont l’échéance est fixée par accord de branche ou, à défaut, dans l’année civile des 45 ans du salarié (article L. 4624-2-2). L’employeur n’a pas accès aux données de santé, mais les mesures éventuellement proposées par le médecin du travail sont évoquées, avec l’aménagement des missions et du poste, la prévention de l’usure professionnelle, les besoins de formation et les souhaits de mobilité ou de reconversion. Le document écrit en fait le bilan.
• Avant 60 ans : le premier entretien qui intervient dans les deux années précédant le soixantième anniversaire aborde en plus le maintien dans l’emploi et les aménagements de fin de carrière, notamment le passage à temps partiel et la retraite progressive.
• Au retour d’une absence : congé de maternité ou d’adoption, congé supplémentaire de naissance, congé parental d’éducation, à temps plein ou à temps partiel, congé de proche aidant, congé sabbatique, période de mobilité volontaire sécurisée, arrêt de longue maladie, fin d’un mandat syndical. L’entretien est proposé si le salarié n’en a eu aucun dans les douze mois précédant sa reprise ; il peut avoir lieu avant la reprise, à son initiative.

Ce que contient l’entretien, et ce qu’il n’est pas

La loi fixe cinq thèmes : les compétences du salarié et les qualifications mobilisées dans son emploi, et leur évolution au regard des transformations de l’entreprise ; sa situation et son parcours, au regard de l’évolution des métiers et des perspectives d’emploi ; ses besoins de formation ; ses souhaits d’évolution, qui peuvent ouvrir sur une reconversion interne ou externe, un projet de transition professionnelle, un bilan de compétences ou une validation des acquis de l’expérience ; enfin l’activation de son compte personnel de formation, les abondements que l’employeur peut financer et le conseil en évolution professionnelle.

Il ne porte pas sur l’évaluation du travail : c’est ce qui le distingue de l’entretien annuel, qui fait le bilan de l’année écoulée et fixe les objectifs de la suivante. Il est organisé par l’employeur, mené par un supérieur hiérarchique ou un représentant de la direction, pendant le temps de travail, et donne lieu à un document écrit dont une copie est remise au salarié. Le ministère admet la visioconférence, à condition que ce document existe.

Dans les entreprises de moins de 300 salariés, le salarié peut préparer l’entretien avec un conseiller en évolution professionnelle, et l’employeur peut s’appuyer sur le conseil de proximité de son opérateur de compétences (OPCO). Une fiche de poste à jour aide aussi : c’est le point de départ naturel pour parler des compétences mobilisées dans l’emploi actuel. En pratique, un entretien se déroule en quatre temps :

• Préparer : fixer la date suffisamment tôt, transmettre la trame, laisser au salarié le temps de réfléchir à ses souhaits.
• Mener : reprendre les cinq thèmes, sans glisser vers l’évaluation de l’année.
• Écrire : rédiger le compte rendu, avec les actions envisagées (formation, mobilité, accompagnement) ou, s’il n’y en a pas, la raison.
• Suivre : remettre la copie au salarié, donner suite aux actions, noter la prochaine échéance.

L’état des lieux à huit ans, et ce que coûte un parcours oublié

Tous les huit ans, l’entretien fait un état des lieux récapitulatif du parcours, qui donne lieu à un document dont le salarié reçoit une copie. Il vérifie que le salarié a bien eu ses entretiens et apprécie s’il a suivi au moins une action de formation, acquis des éléments de certification (par la formation ou la validation des acquis de l’expérience) et bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle. Un accord collectif peut prévoir d’autres critères.

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, l’enjeu est aussi financier. Lorsque, sur ces huit années, le salarié n’a pas bénéficié des entretiens prévus et d’au moins une formation autre qu’obligatoire, l’employeur abonde son compte personnel de formation de 3 000 euros (article R. 6323-3), au plus tard le dernier jour du trimestre civil qui suit l’état des lieux. À défaut, après mise en demeure, il verse au Trésor public l’insuffisance majorée de 100 %.

Le ministère qualifie ces deux conditions de cumulatives, et la Cour de cassation a jugé en ce sens le 21 janvier 2026 : des entretiens manqués ne suffisent pas à déclencher l’abondement si le salarié a été formé. Une formation imposée par l’employeur dans son plan de développement des compétences compte, dès lors qu’aucun texte ne la rend obligatoire. Et les entretiens de mi-carrière et de fin de carrière font partie des entretiens prévus.

Sous 50 salariés, il n’y a pas d’abondement. Mais l’entretien reste obligatoire, et son absence peut, selon le ministère et sous réserve de l’appréciation des juges, constituer une faute de l’employeur dans l’exécution du contrat.

Tenir le calendrier sans tableur

Le calcul n’est pas difficile pour un salarié ; il l’est pour cent, avec des embauches, des retours de congé parental et des entretiens menés par des managers différents. Le tableur finit souvent par dire « à jour » d’un salarié en retard, parce que la date de son dernier entretien n’y a jamais été reportée.

C’est ce que tient l’application Entretiens de parcours professionnel de vOSagents. Chaque salarié a son échéance, calculée selon la règle en vigueur à partir de sa date d’embauche ou de son dernier entretien finalisé, avec un statut lisible : à jour, à faire, en retard, en cours. L’échéance de l’état des lieux se calcule à part, sur des dates réelles. Les entretiens tenus avant le déploiement s’enregistrent dans un historique, pour qu’un salarié bien suivi n’apparaisse pas en retard. Un retour d’absence longue enregistré dans les applications Congés ou Arrêts de travail peut avancer l’échéance, selon les seuils que vous fixez.

L’entretien lui-même se mène à deux. Le salarié et son responsable préparent chacun de leur côté ; le responsable lit la préparation du salarié, qui ne voit pas celle du responsable avant que l’entretien soit validé. Le compte rendu part des deux préparations, conservées telles quelles. L’entretien ne se valide ni sans la synthèse du responsable, ni sans au moins une action de développement professionnel, ou la mention « aucune action » assortie de son motif. Le salarié ajoute ensuite ses commentaires, et le compte rendu PDF est produit. Les RH suivent les statuts de tout leur périmètre, mais ne lisent le contenu qu’une fois l’entretien finalisé.

Une limite à connaître : les entretiens de mi-carrière et de fin de carrière ne sont pas encore pris en charge par l’application. Leur date se suit à part.

Par quoi commencer

Faites l’inventaire une fois, salarié par salarié : date d’embauche, date du dernier entretien, date du dernier bilan, absences longues en cours. Appliquez la règle de transition, repérez ceux qui étaient déjà en retard au 26 octobre 2025, ceux dont la visite de mi-carrière approche et ceux qui entrent dans les deux années précédant leurs 60 ans. Vérifiez votre convention collective et vos accords : un rythme plus rapproché que la loi continue de s’appliquer.

Mettez ensuite à jour la trame d’entretien avec les cinq thèmes de la loi, et ajoutez au livret d’accueil la phrase qui informe chaque nouveau salarié de son entretien de première année. Sur les cas limites (accord ancien ambigu, salarié en retard depuis longtemps, reprise d’entreprise), une heure avec votre conseil vaut mieux qu’une interprétation trouvée en ligne.