Ce que recouvre l’affichage obligatoire, et pourquoi il n’existe pas une liste unique
« Affichage obligatoire » désigne l’ensemble des informations que le Code du travail et d’autres textes demandent à l’employeur de porter à la connaissance des salariés : coordonnées de l’inspection du travail et du service de santé au travail, consignes de sécurité, convention collective applicable, horaires collectifs, textes sur le harcèlement et les discriminations, et quelques autres. Certaines doivent être affichées au sens strict, d’autres peuvent être communiquées « par tout moyen », ce qui n’est pas la même chose.
Il n’existe pas une liste qui vaudrait pour toutes les entreprises. Le contenu dépend de l’effectif, de l’activité, de la convention collective et parfois de l’établissement. Une entreprise de douze personnes et une autre de deux cent cinquante n’ont pas les mêmes obligations ; un chantier, un entrepôt et un bureau n’ont pas les mêmes consignes de sécurité. Toute liste publiée, celle-ci comprise, est donc un point de départ à adapter, pas une vérité à recopier.
La liste de base, telle qu’on la retrouve dans la plupart des entreprises
Dans la grande majorité des cas, le panneau d’une PME rassemble les documents ci-dessous. Ils sont classés par ce qu’ils demandent à l’employeur : une information à recopier, une décision à afficher, ou un document à produire. Pour les seuils d’effectif et les modalités précises, il est prudent de vérifier auprès de votre conseil ou de votre branche, car ils évoluent.
- Inspection du travail : l’adresse de l’unité de contrôle compétente, le nom de l’agent de contrôle et son téléphone.
- Service de prévention et de santé au travail : le nom et les coordonnées du service, et du médecin du travail.
- Services de secours et numéros d’urgence : pompiers, SAMU, et les consignes d’appel propres au site.
- Consignes de sécurité et d’incendie : itinéraires d’évacuation, points de rassemblement, emplacement des extincteurs et des trousses de secours, adaptés à chaque établissement.
- Convention collective applicable : son intitulé, et l’endroit où le texte peut être consulté.
- Horaires collectifs de travail : les horaires, les pauses, et leur date de communication à l’inspection du travail.
- Congés payés : la période de prise des congés et, lorsqu’il est fixé, l’ordre des départs.
- Harcèlement sexuel et agissements sexistes, harcèlement moral : les textes applicables et les coordonnées des services et référents compétents.
- Lutte contre les discriminations : les textes applicables.
- Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes : selon l’effectif, les informations et indicateurs demandés.
- Règlement intérieur : lorsqu’il est obligatoire, le document lui-même, à l’endroit où le travail est effectué.
- Document unique d’évaluation des risques : les modalités d’accès au document, plutôt que le document entier.
Affichage physique ou mise à disposition numérique : ce qui change
Depuis plusieurs années, une partie de ces informations peut être communiquée « par tout moyen conférant date certaine », c’est-à-dire aussi par un intranet ou un espace en ligne, à condition que chaque salarié puisse y accéder. Mais l’équivalence n’est pas uniforme : certains documents restent attendus sur le lieu de travail, et un salarié sans poste informatique (atelier, chantier, magasin) doit pouvoir les consulter sans demander.
En pratique, une PME multi-sites combine les deux : un panneau physique par établissement pour ce qui doit s’y trouver, et un panneau numérique qui porte tout, à jour, avec la date de publication. Le numérique n’enlève rien au physique ; il donne la date certaine, l’historique, et une réponse immédiate à la question « qu’est-ce qui est affiché à Lyon ? » sans y envoyer quelqu’un.
Ce qui périme sans qu’on s’en aperçoive
Le problème d’un panneau n’est pas de le monter, c’est de le garder juste. Un document affiché il y a trois ans a de bonnes chances d’être faux aujourd’hui, et rien ne le signale. Les causes sont toujours les mêmes, et presque jamais spectaculaires.
Le médecin du travail ou le service de santé change : les coordonnées affichées ne sont plus les bonnes. L’unité de contrôle de l’inspection est réorganisée. Un référent harcèlement est désigné, ou quitte l’entreprise. La convention collective est renégociée ou fusionne avec une autre. Les horaires collectifs bougent à la rentrée. Un texte change de numéro d’article, et le document qui le cite mot pour mot cite désormais un article qui parle d’autre chose.
Chaque cas isolé est bénin. Leur accumulation fait qu’un contrôle ou un contentieux trouve un panneau qui ne correspond plus à l’entreprise. La bonne question n’est donc pas « avons-nous tout affiché ? » mais « qui saura, et quand, que quelque chose a changé ? ».
Tenir le panneau sans classeur : les faits d’un côté, les documents de l’autre
La méthode qui tient dans le temps sépare deux choses que le classeur mélange : les faits (le nom du médecin du travail, l’adresse de l’inspection, la convention collective, les horaires, le point de rassemblement) et les documents qui les citent. Un fait est posé une fois, pour l’organisation ou pour un établissement quand il y déroge, et chaque document se compose à partir de lui.
C’est ainsi que l’application Panneau d’affichage de vOSagents traite l’affichage obligatoire, établissement par établissement. Une checklist liste les obligations avec leur état : affiché, manquant, ou à revoir. Pour une ligne manquante, un formulaire pré-rempli de ce que l’organisation sait déjà (la convention collective, l’effectif, le représentant légal viennent du registre des entreprises) produit le document sur le papier à en-tête, avec un aperçu avant publication où les trous restants sont surlignés. Un document obligatoire à moitié rempli est pire qu’absent : il donne l’illusion d’être en règle.
Chaque publication garde l’instantané des faits utilisés. Quand un fait change, tous les documents qui s’appuyaient sur l’ancienne valeur passent « à revoir », avec le détail de l’écart, et se regénèrent d’un clic. Une revue annuelle est posée par défaut, et les personnes habilitées sont prévenues à l’échéance. Un export « état de l’affichage au <date> » par établissement donne, en une page, ce qui est affiché, depuis quand, et ce qui reste à faire.
Ce que l’IA fait, et ne fait pas, dans un document obligatoire
Il est tentant de demander à un assistant de « rédiger l’affichage sur le harcèlement ». C’est la mauvaise idée : le texte qu’un document obligatoire doit reproduire est imposé, et un modèle qui le régénère à chaque fois produit une variante, parfois fausse, jamais identique d’une entreprise à l’autre. Un texte imposé ne s’invente pas ; il se recopie depuis une source vérifiée, et il se met à jour pour tous d’un coup le jour où il change.
L’IA a sa place ailleurs : sur les quelques champs que l’entreprise doit écrire elle-même, parce qu’ils sont propres au site. Les consignes d’évacuation d’un atelier, le chemin vers le point de rassemblement, la description d’un poste à risque particulier. Là, un agent qui connaît les documents de l’organisation aide à rédiger, et une personne relit. Dans vOSagents, les gabarits des documents obligatoires sont du texte fixe, versionné, et l’agent n’intervient que sur ces zones libres, à la demande. La plupart des documents se composent sans aucun appel à l’IA.
Par quoi commencer
Faites d’abord l’inventaire de ce qui est affiché aujourd’hui, établissement par établissement, avec la date de chaque document quand elle existe. Vous découvrirez presque toujours un document périmé et un document manquant. Posez ensuite les faits une fois : coordonnées de l’inspection et du service de santé, convention collective, horaires, référents, point de rassemblement de chaque site. Composez les documents à partir d’eux, publiez-les avec leur date, et fixez la revue annuelle.
Enfin, décidez qui est responsable de chaque établissement : sans un nom, un panneau n’a personne pour le tenir. Le reste, l’outil le rappelle. Et sur les points où la liste ci-dessus ne suffit pas (effectif proche d’un seuil, activité réglementée, accord de branche particulier), une heure avec votre conseil vaut mieux qu’une certitude trouvée en ligne.